Bạn có biết các tính năng nổi bật của tổng đài ảo?

Số lượng doanh nghiệp sử dụng tổng đài để tương tác, trao đổi cũng như tư vấn khách hàng ngày một nhiều. So với tổng đài cố định, thì tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cũng như những tính năng vượt trội hơn hẳn cho mỗi doanh nghiệp. Nhờ đó mà chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhu cầu quản lý và khả năng kết nối mạng nội bộ ngày một vững mạnh, chặt chẽ hơn. Bạn có biết tổng đài ảo là gì? Cũng như các tính năng nổi bật của tổng đài ảo là gì chư? Cùng Thanh lý 247 giải đáp thắc mắc trong nội dung bài viết dưới đây.

Bạn có biết các tính năng nổi bật của tổng đài ảo?

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo thực chất là một tổng đài điện thoại thông thường, nhưng chúng khác ở chỗ có thể sử dụng trên mạng ảo. Chỉ càn có kết nối mạng là có thể sử dụng được.

Tổng đài ảo là gì?

Những tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Tổng đài ảo mang lại cho người dùng những lợi ích khác nhau dựa vào những tính năng vượt trội của chúng. bạn có biết những tính năng nổi bật của tổng đài ảo là gì không? Dưới đây là 6 tính năng không thể không kể đến mỗi khi ai đó nhắc đến tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp.

Thứ nhất: Khả năng bảo mật cao và an toàn tuyệt đối

Sở hữu chế độ bảo mật an toàn tuyệt đối, tổng đài ảo được thiết kế nghiêm ngặt và đảm bảo chất lượng. Ngăn chặn những tác động xấu từ bên ngoài xâm nhập vào hệ thống doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, các hacker sẽ không có cơ hội xâm nhập vào môi trường mạng này.

Thứ nhất: Khả năng bảo mật cao và an toàn tuyệt đối

Tổng đài ảo vẫn yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cá nhân để đăng kí tài khoản. Nhưng, chính sách bảo mật nghiêm ngặt lại là sự ràng buộc trong việc quản lý thông tin của khách hàng. Thông thường, những thông tin này chỉ dược phục vụ trong việc khảo sát chất lượng dịch vụ.

Hơn nữa, chỉ cần đăng ký 1 lần, khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản cũng như mật khẩu đăng nhập cho toàn bộ hệ thống của mình. Đây cũng là lý do mà những tác nhân bên ngoài không thể xâm nhập.

Thứ hai: Luật khách quen

Luật khách quen giúp khách hàng tiết kiệm thời gian nhờ công cụ quản lý dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp. Thật vậy! Khi kết nối với tổng đài, khách hàng thường phải nghe lời chào tự động và quay số để được chuyển đến phòng ban cần gặp. Còn chưa kể những lời chào thư thoại trong quá trình nghỉ lễ hay kì nghỉ của doanh nghiệp. Điều này đôi khi lại làm mất thời gian, gây cảm giác khó chịu cho một số khách hàng.

Còn chưa kể tình trạng khách hàng đang được một nhân viên A tư vấn. Do vấn đề về kết nối nên phải gọi lại, lúc này lại là một nhân viên B, khách hàng phải mất thời gian trình bày lại vấn để của bản thân lại từ đầu.

>>> Quy luật khách quen sẽ giúp các vấn đề này được giải quyết một cách nhanh chóng. Tính năng này sẽ giúp:

• Kết nối đúng người – hỗ trợ tức thời
• Ưu tiên khách hàng kết nối đúng đến nhân viên đã liên hệ
• Rút ngắn thời gian chuyển tiếp cuộc gọi
• Tối ưu hiệu quả chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp
• Gia tăng trải nghiệm của khách hàng

>>> Luật khách quen là một trong những tính năng nổi bật của tổng đài ảo. Tính năng này giúp nhân viên tổng đài quản lý tệp tin khách hàng của mình một cách hiệu quả hơn. Từ đó, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của từng nhân viên, tạo điều kiện tốt để đánh giá KPI một cách công tâm và chính xác nhất.

Thứ 3: Khả năng quản lý cước gọi

Với tổng đài điện thoại thông thường, sẽ có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khó khăn trong việc quản lý cước gọi tùng đầu máy nhánh, thống kê, truy xuất và số lượng cuộc gọi. Tổng đài ảo – với nhiều lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại ảo sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết toàn bộ các vấn đề trên.

Tổng đài ảo – quản lý dễ dàng – không lo hao phí

• Quản lý chi phí trên từng đầu máy nhánh
• Quyết định số phút gọi ra từng user
• Dễ dàng truy xuất dữ liệu cuộc gọi
• Tối ưu chi phí điện thoại hàng tháng cho doanh nghiệp

>>> Tổng dài ảo sẽ giúp bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chi tiết nhất, bao gồm số lượng, thời lượng và cả chi phí, bên cạnh đó, chúng còn có khả năng giới hạn thời lượng cuộc gọi ở mỗi đầu máy. Nhờ đó mà các doanh nghiệp sẽ giảm thiếu tối đa nguy cơ bị mất mát chi phí. Hiệu quả hơn nhiều so với sử dụng tổng đài điện thoại thông thường như trước đây, đúng không nào?

Thứ 4: Là tổng đài được tích hợp thêm tính năng trợ lý ảo

Trợ lý ảo là một trong những tính năng nổi bật của tổng đài ảo. Chúng đã mang lại lợi ích cho rất nhiều doanh nghiệp khi sử dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn có thể thực hiện gọi điện một cách tự động dựa trên danh sách đã được cung cấp sẵn. Giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự mà vẫn nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên tổng đài.

Tính năng này có tác dụng hỗ trợ người dùng gọi tự động đến hàng nghìn thuê bao mỗi ngày. Nhờ các cuộc gọi tự động này, doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm, giới thiệu chương trình khuyến mãi và lọc ra khách hàng tiềm năng, khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của mình.

Ngoài ra, chúng còn hỗ trợ doanh nghiệp truy xuất dữ liệu một cách chi tiết nhất đối với người nhận cuộc gọi.

Thứ 5: Tương thích với mọi thiết bị, cả trên di động và cả trên website

Thật vậy! Tổng đài ảo hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Khách hàng hoàn toàn linh hoạt và có sự chủ động trong việc tương tác, kết nối với nhau. Bạn có thể sử dụng trên bất kì thiết bị nào chỉ cần chúng được kết nối mạng.

Thứ 6: Không giới hạn các cuộc gọi đồng thời

Một trong những tính năng nổi bật của tổng đài ảo nổi bật không thể không nhắc đến là khả năng không giới hạn các cuộc gọi đồng thời. Nghĩa là, với mỗi đầu máy, nhân viên trực tổng đài hoàn toàn có thể nghe và nhận tất cả các cuộc gọi mà khách hàng gọi đến cùng một lúc. Tình trạng báo khách rằng máy bận hoặc không có nhân viên tư vấn sẽ không xảy ra nữa. Với lợi ích này, doanh nghiệp của bạn sẽ không phải bỏ lỡ bất kì khách hàng tiềm năng nào đang có nhu cầu tìm hiểu và giải đáp thắc mắc về dịch vụ của mình.

Đên đây, Thanh lý 247 – đơn vị thanh lý tổng đài cũ đã giúp bạn tìm hiểu những tính năng nổi bật của tổng đài ảo. Với những tính năng hữu ích trên, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các cuộc gọi, tối ưu hóa chi phí nhân sự, chi phí đầu tư thiết bị và khả năng bảo trì toàn bộ hệ thống nội bộ. Tổng đài ảo cũng cung cấp dịch vụ một cách linh hoạt cho từng đối tượng sử dụng khác nhau. Vì vậy, tùy vào từng quy mô mà bạn cần cân nhắc và lựa chọn các gói cước phù hợp nhất nhé!