Tổng đài điện thoại nội bộ là gì và mục đích sử dụng

Điện thoại nói chung và tổng đài điện thoại nội bộ là thành phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp – đặc biệt là thời kì công nghệ ngày một phát triển như hiện nay. Đây chính là nơi giao tiếp giữa các bộ phận trong một đơn vị bất kì một cách chặt chẽ và tiết kiệm thời gian nhất. Rõ ràng là chúng ta không thể mất thời gian đi trao đổi một công việc cụ thể vơi từng người trong những khoảng thời gian khác nhau được, đúng không nào?

Tổng đài điện thoại nội bộ là gì và mục đích sử dụng

Vậy thực chất, tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Mục đích sử dụng cũng như các mô hình tổng đài điện thoại nội bộ hiện hành ra sao? Hãy cùng Thanh lý 247 đi tìm hiểu chi tiết ngay trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm tổng đài điện thoại nội bộ là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ hay còn gọi là PBX – viết tắt của từ Private Branch Exchange: Là hệ thống tổng đài giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc được với nhau và có thể thực hiện gọi ra trên một số đường dây thuê bao.

Khái niệm tổng đài điện thoại nội bộ là gì?

Hiểu một cách đơn giản, đây chính là một hệ thống mạng điện thoại nội bộ, được sử dụng trong phạm vi một công ty. Tại đây, mọi nhân viên hoàn toàn có thể kết nối cuộc gọi với nhau một cách miễn phí. Đồng thời, có thể kết nối nhiều chi nhánh ở nhiều khu vực khác nhau thuộc cùng một đơn vị.

Mục đích khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Đúng như cái tên, tổng đài điện thoại nội bộ được dùng để liên lạc nội bộ, giữa các phòng ban trong cùng một công ty. Ngoài ra, chúng còn có thể sử dụng để:

• Làm dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng, các đơn vị, doanh nghiệp vận tải hay các hãng Taxi.
• Sử dụng làm tổng đài tư vấn chuyên dụng, như tổng đài dành cho các trung tâm tư vấn khách hàng 1900, 1800, 1080,…
• Tổng đài liên kết các chi nhánh trong cùng công ty

Những lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Vì sao các doanh nghiệp không sử dụng đầu số điện thoại thông thường mà lại thiên dùng tổng đài điện thoại nội bộ? Bởi chúng có những lợi ích to lớn như:

Là tổng đài hoàn toàn miễn phí khi gọi nội bộ

Là tổng đài hoàn toàn miễn phí khi gọi nội bộ

Thật vậy! Bạn hoàn toàn có thể đàm thoại hàng giờ với nhân viên trong cùng đơn vị mà không hề mất một chi phí nào. Rõ ràng điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí rất lớn, phải không nào?

Giúp mọi nhân viên trong công ty kết nối, liên lạc với nhau tốt hơn

Một trong những ưu điểm khi bạn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống đó sẽ giúp các đơn vị, phòng ban tương tác với nhau một cách nhanh chóng hơn. Thông tin được truyền tải ngay lập tức sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc.

Giúp mọi nhân viên trong công ty kết nối, liên lạc với nhau tốt hơn

Đây là lợi ích mà các phần mềm nhắn tin hay chat nhóm không thực hiện được!

Các lợi ích bổ sung khác

Ngoài những lợi ích trên, tổng đài điện thoại nội bộ còn giúp các doanh nghiệp:

• Bảo mật tốt các cuộc gọi nội bộ do ít có sự can thiệp từ phía bên ngoài.
• Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn ra bên ngoài, nhằm giảm chi phí phát sinh
• Quản lý chi phí rõ ràng, có các Account để quản lý lịch sử các cuộc gọi cá nhân.
• Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở công ty với nhau, giúp giảm chi phí.
• Có khả năng tích hợp lời chào khi khách hàng gọi đến. Cũng như cài đặt kịch bản đổ chuông cho các máy nhánh.

Các mô hình tổng đài nội bộ phổ biến hiện nay

Tính đến thời điểm hiện tại, có 3 mô hình tổng đài nội bộ được áp dụng phổ biến, đó là:

Tổng đài nội bộ trung tâm

Là hệ thống tổng đài có quy mô đơn giản nhất, thích hợp vứi doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể, tổng đài này có thể cung cấp cho bạn từ 3 đến 8 dòng, với những lợi ích:

• Là cơ sở liên lạc tốt và cuộc gọi có thể được giữ
• Cho phép người dùng lựa chọn một luồng hoặc tới bằng cách ấn một nút cụ thể
• Chuyển cuộc gọi tới một số nhân viên
• Mô hình này có chi phí thấp nhất so với bất kỳ hệ thống tổng đài nhiều đường thoại khác.

Hệ thống tổng đài nội bộ PBX

Khi doanh nghiệp cần lớn hơn 8 dòng line, cùng khả năng mở rộng cao thì phần lớn họ sẽ lựa chọn PBX. Một hệ thống tổng đài PBX sẽ hỗ trợ nhiều hơn cho các doanh nghiệp lớn, cụ thể:

Hệ thống tổng đài nội bộ PBX

• Kết hợp được với thiết bị viễn thông khác như máy fax
• Kết nối được với 8 kênh ISDN và tất các line lên tới 30 kênh.
• Quy mô xử lý lên tới hàng trăm dây thoại
• Không cần chuyển đổi bất kỳ, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng người gọi tới bộ phận phải hoặc mục tiêu của người phụ trách.
• Các tính năng tùy chọn tự động viên và kết nối hội nghị

Hệ thống lai tổng đài điện thoại với nhiều đường

Hệ thống lai tổng đài điện thoại với nhiều đường

Được biết đến là hệ thống tổng đài:

• Được tích hợp cả tổng đài nội bộ truyền thông và tổng đài điện thoại công nghệ VoIP hiện đại.
• Vẫn được thực hiện các cuộc gọi nội bộ hệ thống, đồng thời còn có thể thực hiện chúng qua mạng Internet.
• Chi phí thực hiện cuộc gọi qua internet có chi phí rẻ hơn so với thông thường.

Đến đây, bạn đã tự giải đáp cho mình thắc mắc tổng đài nội bộ là gì, lợi ích của tổng đài nội bộ cũng như các mô hình tổng đài phổ biến hiện nay chưa? Tổng đài điện thoại nội bộ sẽ là một trong những xu hướng mới, phát triển mạnh mẽ trong tương lai – là sự lựa chọn hiệu quả của các nhà quản lý thế hệ mới.

Nếu như hệ thống tổng đài của đơn vị bạn đã quá cũ, hoặc không thể đáp ứng được những yêu cầu về công nghệ, thì đã đến lúc bạn cần thanh lý tổng đài của mình, để trang bị một hệ thống mới – tổng đài điện thoại nội bộ cho đơn vị mình rồi đó!